三、电子文件管理和档案登记备份的范围和数据形式

电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

电子文件的形成、办理、归档、移交、保管、利用等应当按照《电子文件管理暂行办法》的规定执行。根据电子文件权属关系和保存价值，各级国家综合365bet体育投注导航_365彩票合法吗_365账号限制登录不了接收范围内各单位形成的具有永久保存价值的电子文件，应当按照规定时限向国家综合365bet体育投注导航_365彩票合法吗_365账号限制登录不了移交。向区档案局（馆）登记备份的电子文件范围和数据形式如下：

（一）范围

1.法定进馆单位的重要电子文件和数字档案。包括区级各部门、乡镇（街道）、有关企事业单位形成的尚未到移交进馆年限的归档电子文件、档案数字化成果等。

2.相关重点领域形成的重要电子文件和数字档案。主要是：（1）涉及公共利益或者单位、个人权益的重要民生领域的档案。重点是全区各业务主管机关、人民团体及下属单位形成的与人民群众关系密切的重要业务档案和电子数据（包括人力资源和社会保障、国土资源、建设交通、医疗卫生、教育、民政、农林、环保、工商、质监、食品药品监督、安全生产监督、住房公积金及其他重要民生领域形成的业务档案和电子数据）；（2）有关企事业单位形成的事关国计民生、具有重要法律凭证价值或现实查考价值的电子文件和数字档案；（3）区级以上重点建设项目形成的对国家和社会具有长久保存价值的档案(包括项目前期文件、隐蔽工程和竣工图等)；（4）重大活动档案。

3.在自愿基础上，对民营企业、基层自治组织和个人保存的重要电子文件和数字档案进行登记备份。

国家和省另有规定的，依照有关规定执行。

（二）数据形式

主要有三种数据形式：

1.电子业务数据。指各行业主管部门及下属单位通过专业业务信息管理系统形成的现行电子业务数据（库）。

2.电子公文。指各单位在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成的公务电子文件（一般为版式公文或文档、图表等形式，包括相关元数据和机读目录等）。

3.档案数字化成果。指各单位传统载体档案经数字化转换后的数据成果，包括全文和机读目录等。

四、电子文件管理和档案登记备份有关程序与时间要求

各单位在做好重要档案（电子文件）形成与管理情况调查、档案数字化转换和电子文件备份导出等前期准备工作的基础上，应填报《各单位档案管理情况登记表》（见附件1），今年要求在12月底前完成首次报送,今后每年6月底前完成常规报送。

登记备份的具体程序与时间要求规定如下：

（一）程序

1.填写材料

各单位根据电子文件和数字档案登记备份的时间要求，在移交登记备份数据前认真填写《电子文件和数字档案备份情况表》（包括续表，见附件2）、《档案备份数据移交、接收检验表》（见附件3）。

以上材料在报送前均应经单位审核、盖章。其中《档案数据登记备份情况表》（续表）以档案登记备份载体（包）为单位填写，并包含每份载体（包）的唯一认证信息。

2.生成备份数据（包）

各单位应根据电子文件和数字档案登记备份工作要求，将纳入登记备份范围的电子业务数据、电子公文和档案数字化成果，在移交前生成备份包或导出到脱机载体（同步生成唯一性认证信息），并做好备份载体（包）的登记、管理工作。各类档案数据的登记备份要求分别如下：

（1）电子业务数据。应根据各单位的不同业务需求与安全保障条件，确定不同的备份策略和方式，采用在线、脱机相结合的传输方式进行数据（库）备份，并形成备份载体（包）。报送单位应确保备份数据的真实性、完整性和安全性。登记备份数据是否需要加密，根据各单位实际确定。

（2）电子公文。登记备份方式和要求按照国家和省有关电子文件管理的规定执行。

（3）档案数字化成果。各单位应按照《镇海区区直机关、镇（街道）档案室电子目录数据库结构与交换格式及录入标准》（镇档〔2007〕4号）、《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》（浙档〔2007〕4号）等规定，将纳入登记备份范围的具有永久、长期（30年）保存价值的传统载体档案优先进行数字化转换，并按规定格式存储到一次写光盘或磁带等脱机载体，保证档案数据内容的真实性、完整性和可读性。

3.报送与移交

各单位可通过在线传输、光盘移交等方式，将登记备份载体（包）按规定时间报送给区档案登记备份中心。同时报送相关书面材料。涉密档案数据按照国家有关保密规定进行报送。各类业务的档案数据的移交方式分别如下：

（1）电子业务数据。采用光纤在线传输等方式。暂不具备在线传输条件的，可以脱机载体（光盘、磁带等）方式移交。

（2）电子公文。采用在线传输或脱机载体移交等方式。

（3）档案数字化成果。采用光盘移交方式。

4.受理、审核

区档案登记备份中心进行材料审核，并对登记备份载体进行技术检测。

5.反馈

区档案登记备份中心根据审核结果，填写《档案备份数据移交、接收检验表》并反馈给报送单位，对于登记备份数据（或书面材料）不符合要求的，报送单位应在收到反馈后按照登记备份中心的要求重新移交、报送。

（二）时间

今年12月底前，完成试点单位首次登记备份工作。2011年开始，在全区各有关单位全面开展档案登记备份工作。各类档案数据的登记备份时间要求如下：

1.电子业务数据

电子业务数据的登记备份时间可根据各单位业务信息管理系统的数据安全需求具体确定。对于数据变动频繁的，可实行实时或每周、每月、每季备份；对于数据变动较少的，可每季或每半年备份，但每年至少备份一次以上。

2.电子公文

电子公文每年进行一次登记备份，一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的电子公文的登记备份，具体参照国家和省有关电子文件管理的规定执行。

3.档案数字化成果

档案数字化成果每年进行一次登记备份。一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的档案数字化成果的登记备份。