（1）可以有效保障档案（电子文件）的法律凭证价值。档案具有历史文化研究价值和法律凭证价值，特别是档案的法律凭证价值，是整个社会信用体系的基石。但近年来，随着社会信息化进程的加快，档案载体形式大量电子化，而电子文件的环境依赖性、易修改性决定了其原始性即凭证价值更易破坏，从而引起社会对档案法律凭证价值的置疑，直接影响企业经营活动、影响政府公信力、影响社会稳定。通过档案登记备份工作，各级档案部门作为非利益相关的第三方，对档案的原始性、可靠性提供鉴证，可以有效化解矛盾纠纷，降低社会交易成本，提高政府行政效能。

（2）可以有效保障经济社会重要领域的档案（电子文件）安全。档案是一种重要的信息资产，是规范企业经营行为、加强廉政监督的基础台帐，直接影响一个地区的经济社会有序运行和一个单位工作的正常运转。当前，民生领域和重点经济领域的档案安全问题十分突出，一些单位或部门因人员频繁变动或相关人员责任心不强，致使档案散失、损毁的现象时有发生。进入信息化时代，电子文件、信息数据库等领域的不安全因素更是被成倍放大，在一些政府职能部门、公益性事业单位建立的业务和民生数据库更是关乎国计民生，任何损毁散失都会发生重大的社会问题。通过档案登记备份工作，各单位、各部门因突发事件而导致档案受损或引发纠纷时，档案部门可利用备份数据，为其提供档案数据恢复或可靠性认证服务，以确保电子文件和数字档案的安全。

（3）可以强化对国家、社会重要档案资源的统筹监管。国家档案局提出了建立覆盖人民群众的档案资源和档案信息服务体系的总要求。但从实际执行情况看，档案行政管理部门对档案资源的统筹和监管力度还远远不够，因部门利益而导致的档案资源部门分割现象普遍存在，档案资源整合困难重重，过去档案部门对此缺乏有效的监管载体和手段。通过档案登记备份工作，可以强化档案部门对档案资源的统筹监管，加快档案信息资源整合步伐，同时通过档案信息资源集聚和开发利用，提高档案信息资源为经济社会发展服务的能力。