捕获（Capture）是指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。捕获一般通过嵌入各个业务信息系统中的电子文件登记功能实现文件的实时收集，或者通过系统对机构网络内部文件的随时扫描实现文件的实时收集。捕获电子文件时，应将电子文件形成过程中产生的有关背景信息与电子文件一并归档，以证明电子文件的真实性。非通用格式的电子文件应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

迁移（Migration）是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。迁移是为了适应计算机软、硬件系统更新或电子文件格式淘汰以及电子文件安全保管储存的需要。当机构的系统环境发生变化时，应将所有在线存储和脱机保存的电子文件迁移到新的环境或格式中，保证归档电子文件在新环境中完全兼容可用。电子文件进行迁移时，须注意数据校验工作，保证电子文件迁移前后完全一致。归档电子文件进行迁移操作后，还应填写《归档电子文件迁移登记表》。