（1）把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。

（2） 电子文件管理与归档规范推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

（3）存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。

（4）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

（5） 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

（6） 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。

（7） 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。