为简化全区村(社区)文书档案归档整理程序,提高村(社区)档案管理信息化工作水平,加大农村档案信息资源共享力度,区档案局根据国家档案局行业标准《归档文件整理规则》,积极推进我区村(社区)档案管理改革。目前,全区62家行政村和26家社区已经按照《归档文件整理规则》,全面完成了文书档案管理改革,此项工作走在全市前列。
“随着我区基层工作实践和其他社会实践的不断发展、变化,基层信息化工作大大加快,计算机技术也越来越多地应用于档案管理,一些手工管理条件下比较成熟的标准、做法已经逐渐落后于时代的要求。”区档案局长顾柳影说,“特别是在我区农村档案信息资源共享系统推广应用后,传统的档案管理方式已经不适应信息化、网络化、共享化管理要求,甚至制约了我区基层档案工作的发展。因此,为了适应这种变化的需要,调整和简化文书档案归档文件整理方法,区档案局积极推行村(社区)文书档案管理改革,为我区基层档案工作的持续发展提供保障。”
为了推行基层档案管理改革,区档案局组织编写了《镇海区村、社区档案工作手册》,研发了一套适合基层的“镇海区虚拟档案室”管理软件,并于2011年12月15日举办过一次全区行政村、社区档案管理改革及“镇海区虚拟档案室”应用培训班,主要向全区基层档案员介绍文书档案管理改革的意义、怎样改、改什么和“镇海区虚拟档案室”使用方法与注意事项。今年上半年,区档案局又分别到6个镇(街道)采取小班化教学方式进行了二轮培训。同时,区档案局业务指导人员和各镇(街道)档案员还经常深入各村进行业务指导。通过采取以上措施,有力地保障了基层文书档案改革地顺利完成。现在,各村(社区)的档案员已按照新的档案归档要求,完成了2011年文书档案整理归档工作,文书档案条目也录入到“镇海区虚拟档案室”系统中,实现了文书档案的信息化、网络化、共享化管理。